Kurzanleitung – Wie Sie mit Personal Kanban im Team starten!

Zurück aus der Sommerpause geht es mit den Blogartikeln im monatlichen Rhythmus weiter. Da in meinen Seminaren zum Thema „Personal Kanban“ – das Richtige zum richtigen Zeitpunkt tun – immer wieder die Frage auftaucht, wie ich am besten mit Personal Kanban im Team starte, hier eine Kurzanleitung dazu.

Für was soll Personal Kanban eingesetzt werden?

Werden Sie sich als erstes darüber klar, wofür Sie Personal Kanban einsetzen wollen. Gibt es ein gemeinsames Projekt oder einfach Aufgaben, die im Team abgearbeitet werden sollen? Ist es unter Umständen sinnvoll, dass eine Teilgruppe mit Personal Kanban als Pilot startet? Wollen die einzelnen Teammitglieder ihre eigenen Aufgaben auch über PK steuern?

Erwartungen klären

Klären Sie außerdem die Erwartungen, die mit dem Einsatz von Personal Kanban verbunden sind. So bekommt jedes Teammitglied eine Vorstellung von der Motivation des anderen und es werden mögliche Unterschiede deutlich. Schenken Sie diesen Unterschieden im Team Ihre Aufmerksamkeit: sind es einfach verschiedene Beweggründe, Sichtweisen oder enthalten sie schon jetzt Konfliktpotential. Es lohnt sich, dies abzuklopfen, damit die Umsetzung flüssig läuft.

Wertstrom festlegen

Nochmal zur Erinnerung: Der Wertstrom bezeichnet den zunehmenden Wert einer Aufgabe, während sie die Zeitachse durchläuft. Legen Sie als nächstes also den Wertstrom fest. Reicht Ihnen die Basisstruktur „bereit, in Arbeit, fertig“? Oder gibt es verschiedene Phasen oder Zeiteinheiten (Monat, Woche, heute), die berücksichtigt werden sollen?

Backlog füllen

Nachdem der Wertstrom feststeht, kann das Backlog gefüllt werden. Daran beteiligt sich das gesamte Team. Entscheiden Sie, ob Sie über einen Farbcode Aufgaben bestimmten Personen oder Prioritäten zuordnen wollen. Vielleicht gibt es auch noch weitere Gesichtspunkte, die relevant sind und z.B. auch über Symbole ausgedrückt werden können: z.B. ein Blitz oder Ausrufezeichen für erfolgskritische Aufgaben. Gibt es noch weitere Kriterien, nehmen Sie sie auf. Bitte darauf achten, dass es für alle transparent und nachvollziehbar bleibt. Fertigen Sie gegebenenfalls eine Legende an.

Verantwortlichkeiten klären

• Wie häufig aktualisieren wir das Board? Wer aktualisiert das Kanban, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist? Wollen wir kennzeichnen, wer eine Veränderung vorgenommen hat?
• Wer ist berechtigt, Aufgaben aus dem Backlog zu ziehen? Was passiert mit den Aufgaben, die z.B. im Gehege landen und dort länger stehen bleiben? Wer klärt Hindernisse?
• Was gibt es vor der Übergabe z.B. von einer Person an die Nächste zu berücksichtigen? Wie hoch ist der WIP der einzelnen Teammitglieder?

Synchronisation

Um wieviel Uhr treffen wir uns zur täglichen Synchronisation? Wer leitet diese Treffen? Was genau wollen wir mit diesen Treffen erreichen und wie stellen wir das sicher?

Wie lange dürfen sie dauern? Die Empfehlung lautet 15 Minuten zum gegenseitigen Informieren und Prioritäten setzen.

Soll es separate Treffen für die Problemlösung mit den Beteiligten geben?

Feedback und immer besser werden

Verbessern Sie kontinuierlich Ihre Zusammenarbeit mit folgenden vier Fragen:

• Was ist gut gelaufen? Womit sind wir zufrieden?
• Was wollen wir verändern?
• Was genau ist dann anders, woran werden wir dies merken?
• Was genau tun wir, um dies zu erreichen?

Organisatorisches

Virtuell oder physisch? Wer klärt die Angelegenheit mit der IT ab? Wer besorgt die Boards oder gibt es Alternativen wie Schrankoberflächen, ein ungenutztes Whiteboard? Wer montiert sie? Wo sollen sie hängen? In welchen Größen und Farben benötigen wir Haftnotizen? Klebeband für die SWIM-lines nicht vergessen!

Support gewünscht!

Gerne! Wie wäre es z.B. mit einem Online-Seminar oder Seminar, in dem das Team Personal Kanban kennenlernt, die Idee, Vorgehensweise und Nutzen. Anschließend folgt ein Workshop-Tag zur Umsetzung im Team, so dass Sie schnell und effektiv ins Arbeiten kommen. Sie erreichen mich unter: 0151 1962 1964. Ich freue mich auf Ihren Anruf!

Kategorie: Blogs von Ulrike Regenscheidt 4. September 2018

Schlagwörter: Kanban Support Team Wertstrom WIP