“Nein sagen” leicht gemacht!


So geht es häufig los: „Haben Sie einen Moment Zeit?“ Oder „… nur ganz kurz, ich brauche…“ und schon stehen der Kollege oder die Chefin im Büro und auf Ihrer To-Do-Liste gibt es eine Aufgabe mehr. Hilfsbereit, kollegial zu sein, das ist für Sie kein Thema und wer weiß, sollten Sie mal auf andere angewiesen sein, dann sind Sie ja auch dankbar, wenn Unterstützung da ist und noch schnell die notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden.


Grundsätzlich ist das auch alles in Ordnung, wäre da nicht der Effekt, dass am Ende des Arbeitstages alles erledigt ist, nur Ihre Aufgaben für den heutigen Tag noch nicht. Also verlängern Sie kurzerhand Ihren Arbeitstag oder bearbeiten die Aufgaben unter hohen Zeitdruck.


Sie wissen es längst, es ist an der Zeit mal nein zu sagen, aber wie?


Für den Umgang mit Kolleginnen und Kollegen

Nein sagen zum “jetzt sofort”


Angenommen Sie sind zuständig für die Anfrage und gerade dabei eine andere termingebundene Aufgabe zu erledigen als Ihre Kollegin auf Sie zukommt. Klar, dass Sie sich um Ihr Anliegen kümmern. Verhandelbar ist allerdings die Frage nach dem wann. Anstatt jetzt alles stehen und liegen zu lassen und sich der Anfrage zu zuwenden, fragen Sie danach bis wann sie das Ergebnis benötigt oder machen selbst einen Vorschlag, wann Sie sich darum kümmern werden. Weisen Sie auf Ihre Terminsache hin, schauen Sie ihr in die Augen und sagen: „Ich brauche hier noch eine halbe Stunde die Sache muss bis um 11:00 Uhr fertig sein und dann melde ich mich bei Dir.“

So einfach kann es gehen: Anliegen angekommen, Angebot gemacht, die eigene Aufgabe abgeschlossen, anschließend der Kollegin geholfen. Sie sind zufrieden, Ihre Kollegin ist zufrieden.


Hilfe zur Selbsthilfe

Ihr Kollege benötigt eine Information, die er selbst im Intranet finden kann. Geben Sie ihm freundlich aber bestimmt den Hinweis und bitten sie ihn, dort nachzuschauen, anstatt es für ihn zu tun. Beim nächsten Mal, ist er dann unabhängig von Ihnen, was einmal nein sagen weniger für sie bedeutet.

Ihre Kollegin weiß nicht, wie sie an die Sache rangehen soll und versucht sie auf Sie abzuladen. Fragen Sie sie, was sie bisher ausprobiert hat und stellen Sie ihr Fragen, die ihr auf die Sprünge helfen, die Antworten selbst zu finden. Unter dem Motto: Wer hilft ohne zu fördern, schadet.


Alternative anbieten

Es gibt einen Kollegen, der auch weiterhelfen kann. Bitten Sie Ihr Gegenüber dort nachzufragen.


Und was, wenn die Chefin oder der Chef etwas will?

Nun ja, Sie sitzen vermutlich nicht untätig am Schreibtisch, Sie haben Ihre Aufgaben und Termine im Blick und wissen daher genau, dass eine weitere Aufgabe in diesem Zeitslot dazu führt, dass sie beide Aufgaben nur so „lala“, oder eine davon gar nicht erledigen können. Dies sagen Sie Ihrer Chefin und bitten sie um eine Entscheidung. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Chefin keinen genauen Überblick über Ihre Auslastung hat und sorgen Sie deshalb für Transparenz. Sie zeigen damit, dass Sie Ihre Aufgaben im Griff haben, verlässlich und effizient sind. Wie auch immer die Chefin jetzt entscheidet, ob eines von beiden oder beides in anderer Qualität zu erledigen ist, ob sie die Aufgabe an jemand anderen gibt, oder Sie bittet Ihr Bestes zu tun. Sie handeln im Sinne Ihrer Chefin und das könnte Sie beruhigt weiterarbeiten lassen.

Damit Sie die passende Formulierung gleichverfügbar haben, legen Sie sie sich schon im Vorfeld zurecht, sodass sie im Bedarfsfall selbstverständlich aus Ihnen heraussprudelt.


Die Checkliste

  • 1. Anliegen aufnehmen und Bereitschaft, die Aufgabe zu übernehmen signalisieren
  • 2. Fakten, Situation schildern als kurze Begründung
  • 3. Terminvorschlag machen
  • 4. k. abholen oder verhandeln
  • 5. Verabschieden, Blickkontakt beenden
  • 6. Eigene Aufgabe fertigstellen


Ein klares Nein ist ein klares Ja zu sich selbst!



Kategorie: Blogs von Ulrike Regenscheidt 27. Oktober 2017

Autor: Ulrike Regenscheidt

http://www.consens-regenscheidt.de

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