Selbstversuch Personal Kanban

Bevor ich neue Methoden in meinen Seminaren weitergebe, probiere ich sie mit großer Begeisterung erstmal selbst aus. So geschehen mit Personal Kanban. Ich bin darauf gestoßen, als ich mich mit Scrum und agilen Arbeitsformen beschäftigt habe. Meine Inspirationsquelle war das Buch „Personal Kanban“ von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry.

Die Ausgangssituation

Seit über 20 Jahren arbeite ich mit einem Time/System®. Ein Zeitplanungssystem in Ringbuchform, dass ich in den 90-ziger Jahren kennengelernt und selbst Schulungen dazu durchgeführt habe. Wer heute mit Outlook arbeitet kennt die Grundstruktur eines Zeitplanbuchs. Interessant im Zusammenhang mit Personal Kanban (PK) ist vor allem der andere Umgang mit den To-Dos, z.B. bei der Bearbeitung eines Projektes. Doch zuerst noch ein paar grundlegende Informationen zum PK.

Material und Struktur des Personal Kanban

Es braucht eine Tafel. Das kann ein Whiteboard, ein Flipchart, eine glatte Schrankoberfläche oder – wie bei mir – eine quer gehängte Leinwand (Künstlerbedarf) sein, die mit einem Flipchart-Papier bespannt wurde. Es geht ja ums Ausprobieren. Ansonsten einen dünnen und dicken Stift sowie Haftnotizen in verschiedenen Farben. Ich empfehle die ganz kleinen (ca. 4 x 5 cm), die größeren nehmen einfach zu viel Platz weg und das Board wird zu schnell voll. Auf das Board kommen bis zu 6 Spalten: „Backlog“, „in Arbeit“, „diese Woche“, „heute“, „Gehege“, „fertig“. Wer mag, kann „in Arbeit“ und „diese Woche“ auch zusammenfassen.

Mit Personal Kanban starten

Beim projektbezogenen Einsatz von PK – man kann es auch für Einzelaufgaben verwenden, aber dazu mehr im nächsten Blog – überlege ich, welche Projekte anstehen. Dann zerlege ich jedes Projekt in einzelne Arbeitsschritte, in PK-Sprache heißt das, den Wertstrom abzubilden und all das landet in der ersten Spalte meines PKs, im sogenannten Backlog. Also keine To-Do- Listen wie bisher, sondern ein „Backlog“, das alle meine Aufgaben enthält. Aus diesem „Backlog“ ziehe ich mir dann, wenn es an der Zeit ist, eine Aufgabe in die Spalte „in Arbeit“. Das bedeutet, dass ich daran als nächstes arbeiten werde, es aber heute noch nicht zwangsläufig tue. Ob ich diese Aufgabe heute bearbeite hängt von meinem WIP ab. WIP steht für Work in Progress und für die Anzahl an Aktivitäten, die ich in der Lage bin, an einem Tag zu bearbeiten. Wie hoch der WIP ist, bestimme ich. Es können drei größere oder sechs kleinere projektbezogene Aufgaben sein. Auf jeden Fall nur so viele, dass ich sie gut und in Ruhe erledigen kann. Sollte ich mit der Erledigung nicht vorankommen, weil ich auf eine Information von einem Kollegen warte, dann landet die Haftnotiz mit der Aufgabe in der Spalte „Gehege“ oder „Warten“. Sobald die Information da ist, wandert sie wieder in die „heute“ Spalte und anschließend in die „Fertig“-Spalte.

Das Angenehme an PK

Es gibt zwei einfache Prinzipien, auf denen es basiert.
Visualisiere Deine Aufgaben!
Tue nicht zu viel auf einmal!

Der PK – Review

• Sobald Ihre „Fertig“-Spalte gut gefüllt ist, z.B. am Ende der Woche oder des Projekts,
  ist es Zeit zu prüfen, wie effektiv ich war. Hier ein paar Fragen zur Anregung.
• Welche Aufgaben habe ich besonders gut zu Ende gebracht?
• Mit welchen Aufgaben bin ich zufrieden?
• Welche Aufgaben waren für mich herausfordernd oder schwierig?
• Wie ist es mir gelungen diese zu bewältigen?
• Wie gut ist es mir gelungen, die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit fertigzustellen?
• Welchen Wert haben die erledigten Aufgaben?
• Woran messe ich diesen?

Erfahrungen

In der Zeit von September 2017 bis Februar 2018 habe ich mein Board vier Mal verändert. Was völlig o.k. ist, denn ein PK ist nicht statisch und auch nicht für jeden gleich, sondern ist von der Grundidee so gedacht, dass es sich den jeweiligen Anforderungen seiner BenutzerIn anpasst. Ganz wichtig ist eine wirklich glatte Fläche, damit die Haftnotizen kleben bleiben und an einem gut sichtbaren und geschützten Platz aufhängen (keine Zugluft, keiner läuft dran vorbei). Man muss damit klarkommen, dass auch mal eine Haftnotiz runtersegelt. Ich mag das Umhängen von einer Spalte zur nächsten. Es bewegt sich was, ich erlebe meinen Arbeitsfortschritt. Ich habe wirklich alles auf einen Blick. Es gibt keine Erinnerungen mehr, die am Bildschirm aufpoppen zu einem Zeitpunkt, an dem ich gerade an etwas arbeite. Also kein „push“ mehr – sprich reagieren -, sondern „pull“, ich ziehe meine Aufgabe aktiv. Mein PK zeigt mir an, was ich nicht arbeite, also kann ich mich fragen, wie wichtig ist mir dieses Projekt, bzw. der Teilschritt, bzw. was müsste anders sein, damit ich daran arbeite?

Fazit

Für mich als jemand, der seine Arbeit selbstständig einteilen kann, eine Bereicherung. Meinen Time/System® benutze ich immer noch für meine Termine mit anderen und, um meinen Tagesplan mit den Aufgaben aus meinem PK zu erstellen. Im nächsten Blog geht es um das Arbeiten mit dem PK für alltägliche und Einzelaufgaben.

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Danke für Ihr Interesse!

Kategorie: Blogs von Ulrike Regenscheidt 5. Februar 2018

Autor: Ulrike Regenscheidt

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