Prioritäten setzten – kurz und knackig!


Was soll der Schmarr’n mit dem Prioritäten-setzen? Die Dinge müssen doch sowieso erledigt werden, und einhalten lassen sie sich eh meistens nicht! Das stimmt in gewisser Weise.


Prioritäten setzen mit Obst

Angenommen Prioritäten wären Früchte – ein Apfel, eine Blaubeere, eine Banane und eine Himbeere. Welche dieser Früchte lassen sich wie lange bei Zimmertemperatur aufbewahren, so dass sie noch genießbar sind? Der Himbeere gebe ich einen Tag, der Blaubeere maximal zwei, der Banane eine Woche und dem Apfel zwei Wochen und länger. Dieser Zeitraum kann mit der Dringlichkeit von Aufgaben gleichgesetzt werden. Das zweite Kriterium ist die Wichtigkeit, die ich in diesem Beispiel mit dem Gewicht der einzelnen Frucht gleichsetze. Die Reihenfolge wäre Apfel und Banane, Blaubeere und Himbeere, passt oder?


Wichtig hat Vorfahrt vor dringlich!

Was hat das nun mit Prioritäten zu tun? Beim Prioritäten setzen gibt es zwei Kriterien: dringlich und wichtig. Danach gefragt welches Kriterium das Entscheidendere ist, kommt häufig die Antwort: dringlich. Und das ist ein Irrtum! Wirkliche Ergebnisse erzeugen Aufgaben, die wichtig sind und einige davon sind auch dringlich. Aber nur, weil etwas dringlich ist, ist es nicht gleich wichtig.














Bezogen auf das Eisenhower-Prinzip ergibt sich daraus: „Wichtiges und Dringendes“ erledige ich sofort und selbst. „Wichtiges und weniger Dringendes“ terminiere oder delegiere ich, „weniger Wichtiges und Dringendes“ erledige ich später oder delegiere. Um die weder wichtigen noch dringenden Dinge kümmere ich mich gar nicht.


Bezogen auf das Obst heißt das: Die Wichtigkeit als Hauptkriterium setze ich mit dem Gewicht gleich. Die Dringlichkeit mit der Verderblichkeit. Demnach sind die A-Aufgaben, die Bananen: wichtig und dringlich, die B-Aufgaben, der Apfel: wichtig aber noch nicht dringend, die C-Aufgaben die Himbeeren: nicht so wichtig aber dringend und D-Aufgaben, die Blaubeeren: nicht wichtig nicht dringend.


Woran Sie wichtige Aufgaben erkennen?

  • Sie sind mit Ihren Ziele verknüpft sind
  • Der negativen Konsequenz, wenn ich die Aufgabe nicht oder nur teilweise bearbeiten
  • Dem damit verbundenen Geld
  • Andere sind von meiner Arbeit hochgradig abhängig
  • Am Auftraggeber


Die Krux

Wer allerdings langfristig weniger Stress und eine höhere Qualität in seiner Arbeit erreichen will, tut gut daran, seine Blickrichtung noch um eine Nuance zu verändern. Was passiert über die Zeit mit den B-Aufgaben? … Richtig – sie werden zu A-Aufgaben und wer hauptsächlich im A-Bereich arbeitet, steht ständig unter Strom. Gleichzeitig mach die C-Aufgaben ja auch noch Druck. Und jetzt?…

Von David Zach stammt die Idee statt wichtig und dringlich, Ergebnis und Stress als Kriterien einzusetzen. Was verändert sich dadurch? A-Aufgaben bringen zwar ein gutes Ergebnis bedeuten aber Stress. B-Aufgaben bringen ebenfalls ein gutes Ergebnis, an ihnen zu arbeiten bedeutet weniger Stress, weil die Zeit einem noch nicht im Nacken sitzt.


Fazit

Arbeiten ich kontinuierlich an B-Aufgaben und dann erst an A, damit erhöht sich nicht nur die Qualität meiner Arbeit, sondern auch die Art und Weise wie ich Zeit erlebe.

Die Reihenfolge in „Obst gesprochen“ lautet: Erst der Apfel, dann die Banane, gefolgt von Himbeere und Blaubeere.

Prioritäten einhalten


ABER!!!! Ich habe meine Prioritäten für den Tag festgelegt und lege los und dann passiert was passieren muss. Kollegen, Chef und Kunde kommen mit ihren Anliegen, dazu die Mails, Messenger und … wie halte ich jetzt meine Prioritäten ein?

  • Ich prüfe die Priorität der neuen Aufgaben und sage gegebenenfalls nein zum „Jetzt sofort“ – siehe Blockartikel vom 27.10.2017
  • Ich stelle sicher, dass ich so wenig Zeit wie möglich und so viel wie nötig investiere – ich halte meinen Perfektionismus im Zaum – siehe Blockartikel vom 6.10.2017.
  • Ich lasse Luft in meinem Arbeitstag für Unvorhersehbares!
  • Was wirklich wichtig ist schaffe ich auf jeden Fall.

… und genieße meinen Obstsalat!



Kategorie: Blogs von Ulrike Regenscheidt 27. November 2017

Autor: Ulrike Regenscheidt

http://www.consens-regenscheidt.de

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